Carpeta de proyecto de IA: cómo prepararla antes de las bases

Qué es esta carpeta y qué no es

Una carpeta de proyecto es un conjunto ordenado de documentos internos que explican qué quieres hacer, por qué, con qué datos y con qué recursos. Sirve para hablar con proveedores, comparar propuestas y tomar decisiones con información en lugar de impresiones. Y, si se publica una ayuda que encaje, te permite reaccionar con rapidez.

Lo que no es: la documentación que exigirá el Bono IA. Esa lista todavía no existe, porque no hay bases reguladoras ni convocatoria publicadas. Cualquier plantilla que se presente como «documentación obligatoria del Bono IA» se adelanta a un texto que nadie ha aprobado. Tu carpeta es una herramienta de trabajo que tendrás que adaptar cuando haya reglas.

Sí hay una pista útil. El documento del Plan IA360 indica que la implantación del bono incorporará un diagnóstico previo de madurez, la identificación de un caso de uso concreto y la medición posterior del impacto en productividad. No es una lista de documentos, pero sugiere qué tipo de información conviene tener ordenada.

Bloque 1: los datos de la empresa

Empieza por lo que ya tienes y que casi cualquier ayuda pública suele pedir de una forma u otra. Reúnelo en una subcarpeta y anota la fecha de cada documento, porque algunos certificados caducan y tendrás que renovarlos cuando se abra un plazo.

Presta atención al historial de ayudas. En términos generales, algunas ayudas se conceden bajo el régimen europeo de minimis, que limita el total de ayudas de ese tipo que una empresa puede recibir en un periodo. No se sabe si el Bono IA se acogerá a ese régimen, pero tener el historial a mano te ahorrará tiempo sea cual sea la regla. Reúne al menos esto:

• Identificación fiscal, escrituras o alta de actividad y datos de la persona que representa a la empresa.
• Actividad principal, número de personas en plantilla y últimas cuentas o declaraciones disponibles.
• Situación respecto a las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social, que muchas ayudas piden acreditar.
• Relación de ayudas públicas recibidas en los últimos años, con organismo, importe y fecha de concesión.

Bloque 2: el proceso que quieres cambiar

Describe el proceso actual tal como funciona hoy, no como debería funcionar. Quién interviene, qué herramientas se usan, cuántas veces se repite y dónde se producen retrasos o errores. Utiliza ejemplos anonimizados cuando haya datos personales o comerciales sensibles.

Ejemplo hipotético: una distribuidora recibe pedidos por correo electrónico en formatos distintos y una persona los transcribe al sistema de gestión. La descripción útil no dice «queremos IA para pedidos», sino cuántos pedidos llegan a la semana, cuánto tiempo lleva cada uno, qué errores aparecen al transcribirlos y qué ocurre cuando un pedido llega incompleto. Para cada proceso, recoge al menos esto:

• Nombre del proceso y persona responsable.
• Pasos actuales, desde la entrada hasta la salida.
• Sistemas, hojas de cálculo y archivos implicados.
• Volumen aproximado y frecuencia.
• Problemas observados, con ejemplos concretos.

Bloque 3: caso de uso y punto de partida

Con el proceso descrito, define el caso de uso: qué parte concreta quieres mejorar y qué haría la solución. Un caso de uso bien delimitado tiene un inicio y un fin claros, unos datos de entrada identificados y un resultado que alguien puede revisar. «Mejorar la eficiencia» no es un caso de uso; «extraer los datos de los pedidos recibidos por correo y proponer su alta en el sistema para que una persona la valide» sí lo es.

Añade una foto del punto de partida: las cifras que tengas hoy sobre tiempo, volumen o errores, aunque sean aproximadas, y cómo las has obtenido. Sin esa referencia no podrás demostrar después que algo ha cambiado. Si nunca has medido el proceso, registra durante unas semanas los datos básicos antes de iniciar el proyecto.

Bloque 4: alcance, presupuesto y proveedores

Separa las hipótesis de los compromisos. Un documento de alcance debe indicar qué entra en el proyecto, qué queda fuera y qué decisiones están pendientes. En el presupuesto, distingue los importes únicos de los recurrentes y las licencias de los servicios. Esa separación es importante porque el plan descarta que el Bono IA financie la mera suscripción a licencias.

Guarda las propuestas de cada proveedor con su fecha y versión, junto con tus notas de cada reunión. Anota quién ejecutará el trabajo, qué entregará y en qué plazos. Si un proveedor afirma estar acreditado para el Bono IA, recuerda que no se ha publicado ningún procedimiento de acreditación.

Dedica también un apartado a las personas. El plan menciona que el diseño del bono incluiría condiciones sobre la formación en IA de los trabajadores y sobre la incorporación de la IA a los procesos internos. Anota quién usará la solución, qué formación necesitará, quién la impartirá y cómo cambiará su trabajo diario. Aunque las bases acaben concretándolo de otra forma, sin ese apartado el proyecto queda cojo. Este bloque debería contener:

• Documento de alcance con lo incluido, lo excluido y lo pendiente de decidir.
• Presupuestos desglosados por partidas y por naturaleza del gasto.
• Calendario tentativo con entregables intermedios.
• Plan de formación para el equipo que usará la solución.

Cómo mantenerla y adaptarla cuando lleguen las bases

Una carpeta útil es una carpeta mantenida. Usa nombres de archivo con fecha, guarda las versiones anteriores y designa a una persona responsable de actualizarla. Revísala cada vez que cambie algo relevante: un nuevo presupuesto, un cambio en el alcance o una novedad oficial sobre la ayuda.

Cuando se publiquen las bases y la convocatoria, no des por válida tu estructura. En muchas ayudas, por ejemplo, iniciar el proyecto antes de presentar la solicitud impide que sea subvencionable; no se sabe si el Bono IA aplicará una regla así, pero es el tipo de detalle que puede cambiar tu calendario. Compara la carpeta punto por punto con lo que se exija:

• ¿Coinciden los requisitos de beneficiario con la situación de tu empresa?
• ¿Los gastos que tenías previstos están entre los subvencionables?
• ¿Qué formato y qué tipo de firma se exigen para cada documento?
• ¿Hay requisitos sobre el proveedor o sobre la fecha de inicio del proyecto?