Cómo justificar una subvención de IA: evidencias que guardar

Justificar es demostrar, no solo presentar facturas

En el régimen general de subvenciones, recibir una ayuda conlleva la obligación de justificarla: demostrar que la actividad se ha realizado, que se han cumplido los objetivos y las condiciones, y que los gastos se han pagado conforme a lo que establecen las bases. Si la justificación no es suficiente, la administración puede reducir la ayuda o exigir su devolución, lo que se conoce como reintegro.

Son conceptos generales. Las reglas concretas del Bono IA, incluidos el método de justificación, los plazos y la documentación, no se conocen porque no hay bases publicadas. Pero el plan da pistas sobre lo que probablemente importará: describe un diseño que «incluiría» pagos por hitos y condiciones sobre formación de los trabajadores e incorporación de la IA a los procesos internos, y una implantación con diagnóstico previo, caso de uso concreto y medición posterior del impacto.

Con eso basta para saber algo útil: un proyecto de IA bien documentado desde el primer día será mucho más fácil de justificar que uno que intente reconstruir las evidencias al final.

Tres tipos de evidencia

Conviene pensar la justificación en tres capas, porque cada una responde a una pregunta diferente de quien revisa el expediente.

Muchas empresas cuidan solo la capa económica y llegan al final con facturas impecables, pero sin una forma clara de demostrar qué se ha construido ni qué ha cambiado. En un proyecto de IA, donde el resultado es a menudo un flujo de trabajo o una integración, las tres capas pesan lo mismo:

• Evidencia económica: ¿se ha gastado el dinero en lo que se dijo y se ha pagado de verdad?
• Evidencia técnica: ¿se ha hecho el trabajo previsto y existe lo que se dice que existe?
• Evidencia de resultado: ¿el proyecto ha producido el cambio que justificaba la ayuda?

Evidencias económicas

Son las más conocidas y suelen tener requisitos formales precisos, que en el caso del Bono IA fijarán sus bases. Evita los pagos en efectivo y las facturas genéricas del tipo «servicios de consultoría». En muchas ayudas, un gasto que no se puede vincular claramente al proyecto, o cuyo pago no se acredita, no se acepta aunque el trabajo se haya hecho.

Mientras se conocen las reglas concretas, la práctica prudente es reunir lo siguiente:

• Contrato o encargo con el proveedor que describa alcance, fases y entregables.
• Facturas con un concepto detallado que permita relacionarlas con cada fase del proyecto.
• Justificantes bancarios de cada pago, a nombre de la empresa y coherentes con las facturas.
• Identificación diferenciada de los gastos del proyecto en tu contabilidad.
• Ofertas de varios proveedores, si las pediste, y el motivo de la elección.

Evidencias técnicas del trabajo realizado

La pregunta aquí es si existe lo que se dice que existe. En un proyecto de IA, el trabajo técnico deja rastro si lo vas guardando: documentos de diseño, configuraciones, informes de pruebas, actas de reuniones de seguimiento y la documentación de entrega de cada fase.

Si las bases acaban incluyendo pagos por hitos, las evidencias técnicas serán probablemente las que permitan acreditar cada uno, así que pide al proveedor que se comprometa por contrato a entregarlas en cada fase. Como mínimo, guarda esto:

• Informe de diagnóstico y descripción del caso de uso elegido.
• Actas de las reuniones de seguimiento, con fechas y asistentes.
• Documentación técnica de la integración y de la configuración final.
• Informes de pruebas del piloto, con los errores detectados y cómo se corrigieron.
• Materiales de formación, convocatorias y registros de asistencia de las sesiones.

Evidencias de resultado

La tercera capa demuestra que el proyecto ha cambiado algo. Para ello necesitas una situación de partida documentada antes de empezar y la misma medición al terminar, con los mismos indicadores y el mismo método. Sin la primera foto, la segunda no prueba nada.

Ejemplo hipotético: un despacho que implanta la clasificación automática de los documentos que recibe registra, antes del proyecto, cuánto tarda en procesar un lote de muestra y cuántos errores aparecen; al final repite la medición con un lote comparable. Esa comparación, con sus limitaciones explicadas, es una evidencia de resultado. Afirmar que «ahora va más rápido» no lo es.

Documenta también el método: qué muestra usaste, quién midió y en qué fechas. Si las bases piden acreditar el impacto, como sugiere la referencia del plan a la medición posterior del impacto en productividad, el método será tan importante como el número final.

Errores frecuentes que complican la justificación

Algunos problemas aparecen una y otra vez en la justificación de ayudas públicas, con independencia del programa. Ninguno es exclusivo de los proyectos de IA, pero varios se agravan cuando el trabajo es intangible y se apoya en servicios en lugar de en bienes que se pueden fotografiar.

Casi todos se evitan con una regla sencilla: si algo cambia, se documenta en el momento y no al final. Estos son los más habituales:

• Facturas emitidas a nombre de otra entidad del grupo o con datos fiscales incorrectos.
• Pagos realizados fuera del periodo que admitan las bases.
• Cambios de alcance o de proveedor acordados de palabra y sin dejar constancia.
• Formación impartida sin registro de asistentes ni materiales.
• Gastos de varios proyectos mezclados en una misma factura sin desglose.
• Mediciones finales hechas con un método distinto al de la situación inicial.

Un sistema de archivo desde el primer día

La forma más sencilla de justificar bien es no tener que buscar nada al final. Monta una estructura de carpetas el día que firmes con el proveedor y mantenla durante todo el proyecto. Con carácter general, las ayudas públicas obligan a conservar la documentación durante un periodo tras la concesión y pueden exigir que se dé publicidad a la financiación recibida; cuánto tiempo y de qué forma lo fijarán las bases del Bono IA. Guarda copia de seguridad y no dependas del archivo del proveedor.

Una estructura posible, que podrás adaptar a lo que exijan las bases:

• 01 Contratación: ofertas, contrato y modificaciones.
• 02 Económico: facturas y justificantes de pago, numerados por fase.
• 03 Técnico: entregables, actas e informes de cada fase.
• 04 Formación: materiales y registros de asistencia.
• 05 Resultados: medición inicial, medición final y análisis.
• 06 Comunicación: correspondencia con la administración y con el proveedor.