Evaluar la propuesta de un proveedor de IA sin promesas de ayuda

Separa dos decisiones: el proyecto y la ayuda

Cuando un proveedor te presenta una propuesta de IA que menciona el Bono IA, en realidad te está pidiendo dos decisiones a la vez: si el proyecto merece la pena y si la ayuda lo financiará. Conviene separarlas. La primera depende de tu negocio y puedes evaluarla hoy. La segunda depende de unas bases reguladoras que todavía no se han publicado.

Una regla práctica: pregúntate si contratarías el proyecto aunque no hubiera ayuda, o con una ayuda menor de la esperada. Si la respuesta es no, el proyecto probablemente no está bien planteado o no es prioritario. La financiación pública, cuando exista, debería mejorar una inversión que ya tiene sentido, no justificar una que no lo tiene.

Separar las dos decisiones también te da margen en la negociación. Si el proveedor sabe que valoras el proyecto por su utilidad, la conversación se centra en alcance, entregables y calidad, no en cuánto cubrirá una ayuda que nadie puede cuantificar hoy.

Señales de alerta cuando se menciona el Bono IA

A fecha de esta revisión no hay convocatoria abierta, importe por empresa, porcentaje de cofinanciación, organismo gestor ni procedimiento para acreditar proveedores. Con ese contexto, algunas frases deberían hacerte levantar la vista del papel.

Que una propuesta contenga alguna de ellas no significa necesariamente mala fe; a veces es un error de comunicación. Pero sí significa que debes pedir la fuente oficial de cada afirmación y no aceptar como respuesta nada que no sea un documento publicado. Estas son las más habituales:

• «A tu empresa le corresponden 24.000 €»: es una media aritmética de 600 M€ entre 25.000 empresas, no un máximo ni una cuantía oficial.
• «Somos proveedor acreditado del Bono IA»: todavía no existe un procedimiento de acreditación publicado.
• «La ayuda cubre el 100 % del proyecto» o cualquier otro porcentaje: la cofinanciación no está definida.
• «Plazas limitadas, reserva ahora tu bono»: no hay ningún plazo abierto que reservar.
• «Si no se concede, no pagas»: pide que esa condición figure por escrito en el contrato y comprueba qué cubre exactamente.

Qué debe explicar una propuesta sólida

Con independencia de la ayuda, una propuesta seria se entiende sin necesidad de reuniones adicionales. Debe dejar claro qué proceso de tu empresa cambia, cómo se conecta la solución con tus sistemas y qué recibirás al final de cada fase. Si es una lista de herramientas y licencias sin entregables, no permite compararla con otras ni saber qué estás comprando: pide que la rehagan antes de seguir adelante.

Como mínimo, una propuesta sólida debería recoger estos elementos:

• El proceso afectado y el resultado esperado, descritos con tus palabras y no con jerga técnica.
• Los entregables de cada fase y los criterios para darlos por aceptados.
• Quién ejecutará el trabajo y qué parte, si alguna, se subcontrata.
• Qué datos necesita el proveedor, en qué formato y con qué permisos de acceso.
• La formación prevista para las personas que usarán la solución.
• Qué pasa con el mantenimiento, los cambios y el soporte al terminar el proyecto.

Revisa los números con tu propia tabla

No compares el total de dos propuestas sin más. Traslada cada una a una tabla con las mismas filas: análisis y diseño, desarrollo e integración, licencias o suscripciones, formación, mantenimiento e impuestos. Distingue los importes únicos de los recurrentes y anota durante cuánto tiempo se pagarán estos últimos.

Ejemplo hipotético: la propuesta A tiene un importe inicial más bajo, pero incluye una suscripción anual elevada y deja la integración con tu sistema de gestión como «opcional». La propuesta B cuesta más al principio, pero incluye la integración, la formación y un periodo de soporte. A tres años, la comparación puede invertirse. Además, el plan indica que el Bono IA no financiará la mera suscripción a licencias, así que una propuesta construida casi solo sobre licencias encajaría peor con el enfoque anunciado.

Pide también que el proveedor explique qué ocurre en tres escenarios: la ayuda se concede tal como esperabais, se concede por un importe menor o no se concede. Tu decisión debe sostenerse en los tres.

Fíjate, por último, en cómo se presentan los impuestos. En muchas ayudas públicas, los impuestos que la empresa puede recuperar no se consideran gasto subvencionable. No se sabe qué dirán las bases del Bono IA sobre este punto, pero comparar importes sin impuestos te evita sumar al cálculo una parte que quizá no cuente.

Preguntas para la reunión con el proveedor

Lleva preguntas preparadas. Las respuestas, y la forma de darlas, te dirán mucho sobre la solidez de la propuesta y sobre cómo trabajará contigo el proveedor. Una de ellas tiene que ver con un concepto general de muchas ayudas: si el proyecto se inicia antes de presentar la solicitud, puede dejar de ser subvencionable.

No se sabe si las bases del Bono IA incluirán una regla así, pero conviene que el contrato no te obligue a empezar en una fecha que luego te deje fuera. Estas son las preguntas que te recomendamos llevar:

• ¿Qué parte del trabajo es desarrollo, integración o adaptación propia y qué parte es una herramienta de terceros?
• ¿Qué ocurre con el contrato si las bases del Bono IA exigen condiciones que la propuesta no cumple?
• ¿El contrato permite ajustar el calendario si la ayuda exige no empezar antes de solicitarla?
• ¿Cómo se demostrará que cada fase se ha completado?
• ¿Quién es el propietario de los desarrollos, las configuraciones y los datos al terminar?

Cómo encaja con lo que anticipa el plan

El documento del Plan IA360 ofrece algunas pistas que puedes usar como criterio orientativo, sin tratarlas como requisitos: servicios de empresas tecnológicas europeas que aporten valor propio sobre los modelos fundacionales, ya sea en desarrollo, integración, conocimiento sectorial, tratamiento de datos o rediseño de procesos; un diseño que «incluiría» pagos por hitos; y condiciones sobre formación del personal e incorporación de la IA a los procesos internos.

Una propuesta con fases claras, entregables verificables, formación incluida y un componente real de integración o adaptación estará mejor preparada para lo que se defina después. Pero la palabra definitiva la tendrán las bases, y ninguna propuesta puede garantizar hoy que cumplirá requisitos que aún no existen.